проекты | time management | инсрументарий

Инструментарий

Как определить, сколько времени потребует та или иная задача? Теоретики ТМ предлагают вести т.н. "хронометраж", т.е. в течение определенного периода, от двух до четырех недель, записывать все сколько-нибудь существенные траты времени (скажем, от четверти часа и выше). Т.о. можно научиться определять, сколько времени отнимает та или иная задача. Мне такой подход представляется слишком громоздким, поскольку научиться определять "на глаз" трудоемкость несложно, во всяком случае, для регулярно выполняемых действий: еженедельный отчет, планерка, встреча с потенциальным заказчиком и т.д. Если не уверены, не бойтесь ошибиться "в плюс", запомнив (или записав) для следующего раза, что задача типа А требует не 45 минут, а 60.

Еще один момент, в теории ТМ это называется "съесть жабу". У всех время от времени появляются задачи, делать которые не хочется, но делать все равно нужно. Не хочется, потому что придется иметь дело с чужим негативом, потому что не умеешь делать и придется сперва учиться — да мало ли может быть причин. Смысл в том, что такие задачи переносятся постоянно "на потом", и делаешь их обычно, когда уже все сроки пропущены, контрагент недоволен, начальник "капает на мозг" постоянными напоминаниями и сами мы совершенно собой недовольны. Интересно при этом, что далеко не всегда подобные задачи требуют существенных временных трат. Скажем, неприятный звонок может быть совершен за 5 минут, сложный документ можно составить за неделю, потратив пять раз по часу, и так далее. Штука в том, чтобы заставить себя. Лучше всего это сделать, запланировав по одной "жабе" на каждый день (если их накопилось много, придется съедать по две-три, но недолго, потерпите, жаб слишком много не бывает — если только вы не кардинально ошиблись в сфере деятельности). И в вашем плане "жаба" должна быть поставлена как можно раньше, чтобы, "съев" ее, вы приступали к остальным задачам с легким сердцем. Кроме того, что вы сделаете что-то полезное, у вас обязательно появится ощущение проведенного с пользой времени, ощущение, что в течение дня было сделано что-то важное. Кстати, именно "жабы", задвинутые в дальний угол и не "съеденные", обычно создают ощущение напрасно проведенного времени и "кучи дел", которая никак не может быть выполнена вами, как ни крутись.

Или "сырная" методика. Суть ее проста: большую задачу разделите на составляющие. Две, десять, тридцать шагов, не важно, главное, распишите тезисно, из чего состоит эта задача. Скажем, для презентации составьте план, обозначьте название каждого слайда и по возможности укажите общие мысли или акценты, которые надо будет сделать. Скажем, получилось 25 слайдов. Необязательно создавать презентацию слайд за слайдом, целеустремленно, как танк, уничтожая противника. Сделайте сперва то, что кажется вам наиболее легким или приятным. Не поленитесь поискать среди сделанного ранее, что-то наверняка найдете. Глядишь, из 25 слайдов 5 уже сделано. Далее определяем, что из оставшегося интереснее или проще всего написать. Так постепенно останется 5 наиболее сложных слайдов. Но ведь уже 20 будет сделано! Уже четыре пятых работы будет завершено! Бóльшая часть пути уже позади. В такой ситуации сделать эти 5 слайдов будет куда проще, чем когда вы начинаете с какого-либо из них, стопоритесь и работа глохнет. Как только сложных частей останется немного, переведите их в разряд "жаб" и расправьтесь соответственно.

Вообще что касается "залежей" невыполненных задач, здесь есть еще одна интересная методика. На листе А4 проведите две черты, одну делящую лист вертикально, другую горизонтально, чтобы получилось 4 условно равных части. Верхнюю левую часть надпишите "важно и срочно". Верхнюю правую — "важно несрочно". Нижнюю левую "неважно, но срочно", нижнюю правую "неважно и несрочно". Получится следующее:

Важно и срочно - - -	Важно несрочно - - -
Неважно срочно - - -	Неважно и несрочно - - -

Возьмите список своих "висяков" и распределите их по этой матрице. Для важного и срочного найдите время в ближайшую неделю. Если останется, втисните в свое расписание несколько дел из категории "неважно, но срочно" и несколько — из разряда "важно, но несрочно". Последнюю клетку пока оставьте в покое. По истечении недели вернитесь к распределенному списку, удалите сделанное (поздравляю со "съеденными жабами", они наверняка там были) и определите, изменились ли приоритеты по остальным задачам. Наверняка что-то стало более или менее важным, что-то более или менее срочным. Повторяйте каждую неделю, пока что-то там будет оставаться (по идее, если вы живете, соблюдая принципы ТМ, списка давно лежащих в корзине ожидания дел у вас быть не должно).
Если в последней клетке, "неважные и несрочные", какое-то дело лежит уже несколько недель, подумайте, а нужно ли оно вообще? Нередко бывает так, что задача, "отлежавшись", становится очевидно бессмысленной. Вы определили ваши ключевые области, свои цели и свои задачи на месяцы, если этот конкретный "висяк" не продвигает вас ни к одной цели и вы не обязаны его сделать в силу служебных обязанностей, просто удалите его. Не тратьте время на неважные и несрочные дела.

Есть еще один вариант работы с распределенными таким образом делами. Здесь в зависимости от типа дел с ними предлагается совершить следующее:

важное и срочное — "do" ("делай")
важное, но несрочное — "delay" ("отложи")
срочное, но не важное — "delegate" ("поручи кому-либо")
неважное и несрочное — "dump" ("забей")

Существенное отличие этого варианта в том, что дела третьего типа предлагается по мере возможностей сделать чужими руками. Это необязательно обозначает "нанимать кого-либо", способов мотивации к совместному действию или действию вместо вас существует масса, эта тема достойна отдельного обстоятельного разговора.

Как вы наверняка догадываетесь, это далеко не все методики, используемые в ТМ. Если тема вас заинтересует и вы захотите опробовать все, что есть, рекомендую почитать специальную литературу или сходить-таки на тренинг по ТМ. Я предлагаю вашему вниманию только то, что пробовал сам и в эффективности чего убедился.

(вперед, к "Берегите время")