проекты | time management | берегите время

Берегите время

Есть масса способов воровства вашего времени. Но есть и масса способов предотвращения подобных краж — если понимаете, как это работает и как этому противостоять. Здесь как раз хронометраж, т.е. фиксация временных затрат, инициированных не вами, совсем не помешает.
Коллега подошел обсудить нерабочую проблему. 15 минут. Позвонила мама рассказать о проблеме с водопроводом. 10 минут. Пришла рассылка профессиональных новостей. На чтение ушло 10 минут. Начальник собрал экстренное совещание, перешедшее в диспут. 2 часа. И так далее.
Можно ли этому противостоять? И да и нет. Нужно ли? В общем, да.

Существует правило, призывающее всех экономить время друг друга: "встреча — звонок — смс/почта". Встречи только для самого важного, звонки для менее важных вопросов и, главное, для менее срочных, смс или e-mail наиболее предпочтительны как не требующие моментального переключения внимания. Если к вам подошел коллега и о чем-то спросил, вам придется все бросить и ответить. Или попросить его подойти через полчаса, когда вы закончите. Если окажется, что вопрос несрочный, его можно обсудить по почте. То же касается звонков — если неудобно говорить, попросите перезвонить, сбросьте вызов и ответьте смской. По нынешним временам только безнадежно отсталые пользователи сотовой связи не могут общаться посредством смс, все остальные вполне могут сформулировать свою мысль в одном-двух сообщениях. Используйте голосовую почту (то бишь автоответчик) для тех, кому хочется все-таки выговориться, если вам сейчас не до того.

Самое главное: ваше время должно принадлежать вам и только вам. Если хотите использовать его эффективно, не позволяйте окружающим его отнимать. Большая часть вопросов, с которыми они обращаются к вам, может быть решена без потери качества позже, когда вам это будет удобно. Умейте говорить "нет" и "не сейчас", научите других уважать ваше время.

Ну и, конечно, сами придерживайтесь того же правила. Подходите лично только по очень важным вопросам, пишите почту, если тема не требует молниеносного ответа, не звоните, если можно написать смс, при звонке обязательно интересуйтесь, удобно ли человеку говорить именно сейчас.

Электронная почта для эффективного в смысле ТМ ее использования требует также соблюдения определенных правил: так, в поле "Тема" надо указать именно тему, т.е. основной предмет письма, а не ерунду вроде "письмо", "вниманию Васи Пупкина", "важно и срочно" и особенно "ВАЖНО И СРОЧНО!!!!!!!!!!!" — подобные способы привлечь внимание вряд ли сработают, если вообще ваше письмо дойдет до адресата и его не "съест" антиспам. Настройте почтовый клиент таким образом, чтобы предыдущая переписка была не до вашего послания, а после — если нужно, получатель пролистает письмо и ознакомится с историей, но не заставляйте его делать это. И не поленитесь в автоподпись включить не столько свою должность или URL вашей компании, сколько свой офисный и мобильный телефоны, это куда важнее, если ваше письмо вызовет вопрос, требующий быстрого решения.

Отдельно хочется сказать про опоздания. Пробки — это, конечно, оправдание насколько классическое, настолько и банальное. В конце концов, живем в одном городе, ездим одними дорогами, почему тогда для одних пробки влияют на время появления в условленном месте, а для других нет? Если не можете запомнить, записывайте, если в прошлый раз в этот офис вы ехали час и опоздали — выезжайте в следующий раз за час-пятнадцать или полтора часа. Что касается чужих опозданий, то, если они имеют системный характер и вы никак не можете повлиять на них, возьмите с собой что-нибудь почитать, чтобы время не было выкинутым. Иначе потом обижайтесь и на себя — ведь вы знали, что все будет именно так. Главное не забывать, что приходящая первой сторона всегда имеет стратегическое преимущество: ей не нужно в случае опоздания оправдываться. Опоздавший по умолчанию в более проигрышной позиции.

(вперед, к "Копилке")