проекты | time management | копилка

В копилку

В этот раздел вошли мысли, не нашедшие места в других разделах, но, тем не менее, которыми хотелось бы поделиться. Это необязательно из теории ТМ, но это относится к ТМ в моем понимании и исходя из моей практики, т.к. позволяет жить и работать эффективно и не терять существенных объемов времени и сил:

всегда фиксируйте все контакты, попадающиеся под руку, не ленитесь обновлять их, если убеждаетесь, что информация устарела
записывайте дни рождения людей, которых вам было бы приятно (или полезно) поздравить, то же касается других памятных дат: скажем, молодой маме не менее приятно, если вы помните дату рождения ее первенца, а не только ее ДР; собственные годовщины и прочие события также лучше и проще фиксировать в планировщике как повторяющиеся ежегодно события, это очень просто, удобно и полезно; как известно, хорошая память не у того, кто помнит все, а тот, кто помнит, где все записал
научитесь делать копию контактов записной книжки сотового и регулярно делайте бекап — нет ничего глупее, чем потерять с мобильным все контакты как личного, так и делового порядка
то же касается документов: купите внешний жесткий диск и регулярно сливайте на него всю важную информацию, сломается компьютер — у вас останется бóльшая часть важных документов; почтовую программу с историей переписки также необходимо хотя бы раз в месяц бекапить
порой, чтобы экономить время, его надо потратить: так, можно оставить несколько часов в банке и оформить карточку для проведения онлайн-платежей, после чего можно экономить по нескольку часов в месяц, имея возможность проводить мобильные платежи, расплачиваясь за коммунальные услуги, сотовый или другое через мобильный или при помощи компьютера; в качестве промежуточного решения существуют платежки в электронном виде, в которые достаточно подставить данные по текущему месяцу, после чего их можно распечатать, подписать и нести в банк — в любом случае не тратя каждый раз время на то, чтобы заполнять квитанцию реквизитами получателя от руки
помимо затрат времени, помогающих сэкономить время, можно его также купить в буквальном смысле слова: скажем, если вам нужно найти какую-то информацию и вы предполагаете, что на ее поиски у вас уйдет час-другой, посчитайте, сколько стоит два часа вашей работы — не дешевле ли будет позвонить в платную справку и дать задание на поиски им, то же касается курьерской доставки — неужели самому куда-то ехать и самому везти потом купленное домой дешевле, чем оплатить услуги доставки?
однажды начав использовать планировщик, привыкайте к тому, что не нужно помнить повторяющиеся дела, даже если к ним надо возвращаться не чаще раза в год; просто не забывайте заглядывать в планировщик, чтобы ничего не пропустить, но держать в голове массу важных и серьезных задач точно не нужно
почти всегда в планировщике я использую только окно недели, редко — дня; как правило, каждое из запланированных дел по умолчанию занимает не менее 30 минут времени, если какие-то задачи требуют меньших затрат, их можно ставить параллельно, программа это допускает
стикеры и прочие бумажки — не самый лучший способ напоминания о задачах, особенно важных; скажем, у меня висит на мониторе один стикер с изменившимися номерами офиса, которые я никак не могу запомнить, а из клавиатуры торчит одна бумажка с нужным номером телефона, который я пока не перенес в записную книжку
в числе прочих очевидных средств экономии времени называют слепой десятипальцевый метод печати, в то же самое время я двумя пальцами (редко четырьмя, задействуя еще большие пальцы помимо указательных) печатаю достаточно быстро; в старшей школе у нас был курс машинописи, так вот, быстрее меня с моими двумя пальцами печатала только учительница — профессиональная машинистка
одним из постулатов ТМ является наведение идеального порядка на рабочем столе; для меня идеальный порядок — это такое положение вещей, когда я могу найти любую понадобившуюся либо вытянув руку в нужном направлении, либо потратив не более полуминуты на поиск, я всегда должен знать, что где лежит, это и будет настоящим порядком, позволяющим не тратить время на поиски нужного; есть только одно правило, которое я стараюсь выполнять неукоснительно — не реже раза в месяц разбирать все, что может накапливаться в отведенной для этого зоне рабочего пространства и не бояться при этом проводить т.н. "вертикальное архивирование" — в помойку все, что утратило актуальность!
отличный способ с пользой проводить потенциально потерянное время — слушать аудиокниги в пробке по дороге на работу или с работы; читать водителям нельзя, к сожалению, а вот слушать книги по работе или просто беллетристику и интересно, и полезно, кроме того, так время, проведенное в пробке, воспринимается проще и спокойнее, меньше нервничаешь
один из лучших инструментов для экономии времени — диктофон (возможная альтернатива — блокнот), на который можно надиктовать (или быстро записать от руки) внезапно пришедшую интересную мысль по поводу чего бы то ни было: затянувшегося проекта на работе или долго подготавливаемого запуска новой системы, предстоящего отпуска или просто выходных; в такую копилку потом интересно заглядывать, чтобы найти что-то интересное, иногда просто прослушивание таких обрывков или чтение таких записей настраивает на творческий лад и позволяет придумать что-то новое, сдвинуться с мертвой точки
для поездок я использую два типа списков: первый — список вещей в дорогу, однажды составленный по принципу "чем больше, тем лучше", универсальный, всесезонный, рассчитанный на пару недель-месяц отсутствия дома, он корректируется перед каждой конкретной поездкой и по нему я собираю вещи накануне выезда; т.о. я уверен, что не забуду ничего нужного и потрачу минимум времени и нервов на сборы; второй список — основные точки путешествия, "маршрутный лист": дата вылета, аэропорт, рейс, время начала и окончания регистрации и время вылета, место и время прилета, варианты трансфера от аэропорта до гостиницы (встреча принимающей стороной, номера заказа такси, знакомые, живущие в том же городе), адрес гостиницы и телефоны reception; то же самое по промежуточным точкам перемещения и по пути обратно; в этот список я заглядываю в дни перемещения, чтобы свериться, в графике ли я (так, доставать каждый раз билеты непрактично, их можно повредить или потерять)
MS Project используется, как правило, только для планирования рабочих проектов; если вы сталкивались с этим софтом ранее, попробуйте спланировать в нем свой отпуск, распишите подробно, кто и что делает для подготовки и проведения, в какой последовательности и при помощи каких ресурсов
у любого человека есть области, в которых ТМ не работает или вредит; так, у меня это поездки, если спланировать все заранее, купить билеты за полгода, забронировать гостиницу за три месяца и составить маршрутный лист, то из путешествия уходит обаяние приключения, из яркой эмоции отпуск превращается в рутинную задачу, которую надо решить, как любую другую: план, ресурсы, работа; да, я понимаю, что это необходимо, но факт остается фактом — ощущение приключения уходит

(вперед, к "Заключению")