проекты | time management | планирование и планировщики

(назад, к "Подготовке")

Планирование и планировщики

Теперь нам нужно свести первый список, "цели и шаги" и второй, "наиболее продуктивное время". Сделать это можно в бумажном ежедневнике, в текстовом файле или электронной таблице, либо в специальной программе-планировщике. В чем планировать свое время — вопрос не принципиальный. Дело вкуса и привычки. Я использовал все возможные способы и пришел в итоге к планировщику, поставлявшемуся когда-то с наладонниками Sony. Чем он лучше других? Да ничем, я к нему привык просто. Если бы корпоративная почта у нас была реализована на Outlook, я бы перешел на него — для единообразия платформы, а поскольку почта у нас на The Bat!, то я использую отдельно планировщик, отдельно почтовую программу. Бумажный ежедневник хорош тем, что не зависит от батареек, в нем можно рисовать на скучных совещаниях и не нужно ждать, пока он загрузится, чтобы записать осенившую мысль. Электронный планировщик может автоматически подставлять в расписание повторяющиеся действия ("каждую Ср бассейн с 19 до 21"), а также переносить задачи с одного дня на другой без перечеркиваний, переписываний и прочей правки, необходимой на бумаге.

Итак, берем планировщик, открываем окно планирования на неделю (будущую, по стандарту ТМ следующий день надо планировать в конце текущего, следующую неделю — в конце этой, как правило, в Пт вечером). Берем список ключевых целей и шаги по месяцам и неделям.
Получается, что во Вт и Чт вечером занимаемся английским, а в Пт встречаемся с кем-то из приятелей. Скорее всего, известно, какие на следующей неделе будут деловые встречи, вносим также их в план. Постепенно рабочее и нерабочее время заполняется различными задачами.
На вечер Пт обязательно ставим длительностью 15 минут планирование следующей недели.

У электронных планировщиков есть также несомненный плюс в виде возможности синхронизации с большинством современных телефонов (и точно со всеми смартфонами или КПК-фонами). Я сам такую возможность не использую, у меня в телефон перенесены только напоминания о днях рождения и сведения о встречах "на выезде". Остальное храню только в программе, изредка распечатываю перед выходными список дел на викенд.

Не пытайтесь планировать более 60-70% времени, это бессмысленно. Если только вы не существуете в вакууме, вам никто не звонит и не пишет, у вас нет родных и близких, никогда не бывает проблем со здоровьем и только вы сами влияете на свою занятость. В противном случае почти наверняка найдется начальник с работой, которую надо было сделать "вчера", коллега, которому потребуется помощь в новом проекте и другие желающие отхватить кусок от пирога вашего времени. Послать всех куда подальше вы не сможете, да это и не нужно. Просто оставьте в каждом дне определенный временной "зазор", в который весь этот "форс-мажор" поместится. Лучшим из лучших в смысле ТМ удается планировать — при этом выполняя план — не более 80%. Это очень много. Почти недостижимо.

Если речь идет о том, что вам нужно сделать какую-либо большую работу за ограниченное количество времени, планирование ее выполнения лучше сделать таким образом: разделите работу на условные единицы (страницы текста, итоговые документы и т.п.). Определите, сколько единиц в вашей работе и поделите количество часов на количество единиц. Получите скорость, с которой работу необходимо выполнять. Сразу оцените, сможете ли сделать все сами, и если да, сверяйтесь с графиком в процессе выполнения.

Когда будете распределять задачи по рабочему времени будущей недели или завтрашнего дня, помните, что у вас все равно не больше 6-12 часов (в зависимости от того, кто как любит и может работать), и сделать то, что требует 120% вашего рабочего времени, вы физически не сможете. Воспринимайте время, как деньги: если у вас тысяча рублей, вы, заходя в магазин, не сможете купить на 1001 рубль, придется из корзинки что-то достать и оставить у кассы.
Что делать, если время уже спланировано, а вдруг пришла новая, суперсрочная и суперважная, задача? Переносить несрочные и неважные дела на другое время и другие дни. Или перепоручить кому-то их выполнение. Или вообще удалить и забыть, может, если вы их не сделаете, ничего страшного и не случится. Главное понимать, что за один воcьмичасовой день вы не сможете сделать три четырехчасовых задачи. Только две.

Обязательно выделяйте в течение дня время на обед (от получаса до двух часов, у всех по-разному, скажем, когда я работал в абонентской службе, я научился обедать за 10-15 минут, навык оказался крайне полезным в дальнейшей жизни, но этого определенно недостаточно, чтобы как следует отвлечься от работы и дать глазам и мозгам отдохнуть). Желательно также раз в час вставать, разминать суставы и давать глазам отдых. Работать без продыха все восемь часов от вас не требует ни Трудовой кодекс, ни разумный работодатель. Если с работодателем не повезло — апеллируйте к ТК.

Стоит обратить внимание также на формулировку задачи. С одной стороны, чем меньше слов используется для этого, тем быстрее задачу можно зафиксировать и тем быстрее можно спланировать день или неделю. С другой, не увлекайтесь сокращениями и слишком уж общими формулировками. Лучше всего, если это будет как минимум сказуемое (выраженное глаголом совершенного вида, отвечает на вопрос "что сделать?"), дополнение (выражение существительным в винительном падеже, отвечает на вопрос "что? кого?"), а также либо определение (выраженное прилагательным, вопрос "какой? который?"), либо обстоятельство места ("где?"):

Поначалу, первые месяц-два применения техник ТМ можно для каждого дня обозначать ключевые области, в которых вы будете делать небольшой шажок к цели. Это будет хорошо мотивировать и давать ощущение большого процесса, в котором вы участвуете. Что вы не просто, скажем, выучили десять неправильных английских глаголов, а продвинулись на чуть-чуть к основной цели — сдаче теста и, как следствие, хорошему знанию языка.

(вперед, к "Инструментарию")